Pola dodatkowe rekordów #
Pola dodatkowe pozwalają właścicielowi Bazy Danych dodać własne informacje do rekordów tej Bazy Danych. Przed utworzeniem pola warto zaplanować jego nazwę, typ i miejsce widoczności.
Co definiuje właściciel Bazy Danych #
W Panelu → Ustawienia → Pola dodatkowe wybierasz nazwę pola, jego typ, kolejność oraz widoczność na karcie i w edycji rekordu. Nazwa jest zapisywana dla języka polskiego i angielskiego, dlatego po zmianie języka pozostaje widoczna.
Zakres jednej Bazy Danych #
Definicja pola dodatkowego należy tylko do Bazy Danych wybranej w Panelu. Pole utworzone na przykład w Bazie Polska działa wyłącznie w rekordach tej Bazy i nie pojawia się automatycznie w Bazach Grecja ani Rośliny.
Każda Baza Danych ma własne definicje pól, własną kolejność i własne wartości w rekordach. Jeżeli potrzebujesz takiego samego pola w kilku Bazach, utwórz je osobno w każdej z nich.
Typ pola po utworzeniu #
Typu pola nie można zmienić po utworzeniu. Wartości różnych typów są walidowane i przechowywane w odmienny sposób; automatyczna zmiana mogłaby błędnie zinterpretować istniejące dane. Jeśli potrzebujesz innego typu, utwórz nowe pole o właściwym typie, a poprzednie dezaktywuj.
Dezaktywacja i trwałe usunięcie #
Przycisk Dezaktywuj przestaje pokazywać pole przy tworzeniu, edycji i na kartach rekordów. Definicja pola oraz wszystkie zapisane wcześniej wartości pozostają w Bazie Danych. Pole można później ponownie aktywować.
To chroni historię danych: wyłączenie pola nie kasuje informacji z rekordów.
Przycisk Usuń trwale służy do definitywnego usunięcia pola razem ze wszystkimi jego zapisanymi wartościami. Jest to proces dwuetapowy:
- W pierwszym kroku wpisz USUŃ i wybierz Rozpocznij. System tylko sprawdzi, ile wartości tego pola zapisano w rekordach tej Bazy Danych, oraz zablokuje pole na czas przygotowywania zadania. Dane nie są wtedy usuwane.
- Po zliczeniu wybierz Sprawdź plan usunięcia. Zobaczysz liczbę rekordów i wartości, których dotyczy operacja. Dopiero po drugim wpisaniu USUŃ i potwierdzeniu zostaną trwale usunięte definicja pola oraz wszystkie zapisane w nim wartości.
Przed drugim potwierdzeniem możesz wybrać Zrezygnuj z usunięcia. Plan zostanie anulowany, pole odzyska zwykłą dostępność, a żadna wartość nie zostanie skasowana. Po drugim potwierdzeniu operacji nie można cofnąć.
Widoczność #
Opcje Widoczne na karcie rekordu i Widoczne w edycji rekordu działają niezależnie. Wyłączenie którejkolwiek opcji nie usuwa zapisanej wartości.
Etykieta / DataMatrix #
To ustawienie przygotowuje przyszłe użycie pola na etykiecie rekordu lub w kodzie DataMatrix. Nie zmienia danych rekordu ani jego widoczności.
Czym jest DataMatrix? #
DataMatrix to mały, dwuwymiarowy kod kreskowy — podobny funkcją do kodu QR, ale często używany na małych etykietach okazów i pojemników. Po zeskanowaniu może jednoznacznie wskazać rekord w ENTOMONE.
Wybranie opcji DataMatrix nie zapisuje wartości pola bezpośrednio w kodzie i nie ujawnia prywatnych danych. Przyszły kod ma zawierać wersjonowane identyfikatory rekordu i definicji pola, dzięki którym system może później odczytać właściwe dane zgodnie z uprawnieniami.
W obecnej wersji ENTOMONE nie generuje jeszcze etykiety ani kodu DataMatrix z tych danych. Opcja zachowuje jedynie świadomą decyzję właściciela Bazy Danych na potrzeby przyszłej funkcji etykiet.